Инвентаризация в магазине у дома: как найти недостачу без 1С
Раз в месяц товар на полках пересчитывают, но без учёта прихода и продаж эта цифра ничего не говорит. Показываем, как свести четыре числа и увидеть недостачу.
Хозяин магазина у дома в конце месяца проходит по полкам и пересчитывает товар. Получается число, с которым нечего сравнить: непонятно, должно ли молока остаться 26 упаковок или 30. Пока пересчёт не сверяют с тем, сколько товара обязано быть по документам, инвентаризация показывает только текущий остаток и молчит про потери.
Что такое инвентаризация на самом деле
Инвентаризация это сверка того, что лежит на полке, с тем, что должно там лежать по учёту. Для неё нужны четыре числа по каждой позиции: остаток на начало периода, приход за период, продажи за период и фактический пересчёт на конец. Три первых числа считают по документам, четвёртое получают руками, пройдя по полкам.
Формула ожидаемого остатка
Сколько товара обязано быть на полке, считают так: к остатку на начало прибавляют приход и вычитают продажи. Это ожидаемый остаток. Дальше из ожидаемого остатка вычитают фактический пересчёт. Если результат положительный, это недостача, товар куда-то делся. Если отрицательный, это излишек, чаще всего ошибка в приходе или на кассе.
Считаем по одной позиции
Пример по молоку за месяц. Закупочная цена одной упаковки для примера 300 тенге:
| Показатель | Штук |
|---|---|
| Остаток на начало месяца | 40 |
| Приход по накладным | 120 |
| Продано по кассе | 130 |
| Ожидаемый остаток (40 + 120 − 130) | 30 |
| Факт на полке | 26 |
| Недостача | 4 |
Четыре упаковки молока пропали незаметно. В деньгах по закупу это 1 200 тенге на одной позиции. По всему ассортименту такие мелкие недостачи складываются в заметную сумму, которую иначе никто бы не увидел.
Недостача это кража или ошибка
Найденная недостача сама по себе не говорит про воровство. Товар теряется по разным причинам: бой и порча, списанная просрочка, обвес или недовоз от поставщика, ошибка кассира, продажа мимо кассы. Поэтому рядом с недостачей полезно вести короткую причину. Когда причина не находится месяц за месяцем по одним и тем же позициям, это уже сигнал разбираться отдельно, а не гадать сразу.
Как часто и по каким товарам
Пересчитывать весь магазин каждую неделю тяжело и незачем. Дорогие и ходовые позиции проверяют чаще, раз в неделю или в две, дешёвую мелочь реже, раз в месяц или квартал. Так основная часть потерь ловится там, где деньги крупнее, а на пересчёт уходит меньше сил.
Что нужно, чтобы это заработало
Метод держится на трёх привычках. Приход фиксируют по накладным в тот же день, когда приняли товар. Продажи берут с кассы или из тетради, если кассы нет. Единица измерения по позиции одна и та же во всех трёх числах: если приход в упаковках, то и пересчёт в упаковках, а не в литрах. Без этих трёх привычек формула даёт мусор.
Где чаще всего ошибаются
- Пересчитывают полки, но не сравнивают с ожидаемым остатком, поэтому недостачу не видят вовсе.
- Не заносят приход в день поставки и к концу месяца не помнят, сколько товара пришло.
- Списанную порчу и просрочку нигде не фиксируют, а потом принимают её за кражу.
- Считают приход в одних единицах, а пересчёт в других, и получают недостачу на ровном месте.
- Проверяют весь ассортимент разом раз в год вместо частой проверки дорогих позиций.
Магазину у дома не нужна тяжёлая программа, чтобы держать товар под контролем. Нужны четыре числа по позиции и одна формула ожидаемого остатка. Как только они сведены, недостача перестаёт быть догадкой и становится цифрой, с которой можно разбираться.